Tống đạt văn bản của cơ quan Tòa án và Cơ quan thi hành án phải thực hiện theo các quy định của các văn bản pháp luật có liên quan (Luật tố tụng dân sự, Luật tố tụng hình sự, Luật thi hành án dân sự…). Dưới đây là  một số trường hợp phát sính khi tống đạt và cách giải quyết  mà Thư ký nghiệp vụ cần lưu ý.

v    Thời hạn niêm yết: Khi rơi vào trường hợp cần niêm yết công khai văn bản đối với những loại văn bản có ngày mời lên (Giấy triệu tập, Thông báo về phiên hòa giải, Quyết định đưa vụ án ra xét xử…).  Thư ký nghiệp vụ cần lưu ý thời hạn niêm yết là 15 (mười lăm) ngày kể từ ngày niêm yết đến trước ngày triệu tập.

v   Trường hợp sai tên của đương sự: Lập biên bản  ghi nhận tại địa chỉ đó không có tên người cần tống đạt để trả lại (có xác nhận của Công an cấp Phường). Trên biên bản phải thể hiện được nội dung sau: “Thư ký nghiệp vũ đã đến địa chỉ trên để tống đạt văn bản. Tuy nhiên, theo Ông (bà)…. – Công an khu vực…, tại địa chỉ này trước giờ  không có ông (bà) tên là… cư  trú. Vì vậy, tống đạt không thành”.

Trong trường hợp công an khu vực bận việc không thể hỗ trợ tống đạt, xác minh đương sự thì phải liên hệ tổ trưởng/ ban điều hành khu phố/ ban nhân dân ấp nhờ xác nhận vào biên bản tống đạt sau đó xin dấu của UBND. Tuy nhiên, Thư ký chỉ nhờ các cá nhân hay tổ chức trên xác nhận khi có lý do khách quan mà cơ quan công an không thể kịp thời hỗ trợ xác minh kịp thời hạn tống đạt. Bởi vì, xác minh nơi cư trú là thẩm quyền của cơ quan công an và trong một số trường hợp nếu biên bản tống đạt của Thừa phát lại liên quan đến việc cư trú của đương sự không phải do cơ quan công an xác nhận thì Tòa án hay cơ quan thi hành án không thể sử dụng được khi thực hiện công việc của mình.

v   Trường hợp sai địa chỉ: Lập biên bản số  ghi nhận tại địa bàn Phường (xã, thị trấn) đó không có địa chỉ cần tống đạt (có xác nhận của Công an Phường/xã/thị trấn) để trả lại Toà án . Cách ghi biên bản có thể thực hiện như sau:  “Theo ông (bà)…. – Công án khu vực…, trên địa bàn … không có địa chỉ… Vì vậy, tống đạt không thành”.

Trong trường hợp công an khu vực bận việc, không hỗ trợ kịp thời việc tống đạt thì thư ký giải quyết tương tự trường hợp sai tên đương sự ở trên.

v     Trường hợp tống đạt cho cá nhân tại nơi làm việc:

Đương sự trong trường hợp này thường là người đại diện theo pháp luật của công ty; luật sư hoặc những người khác đang làm việc tại công ty. Trong trường hợp này, thư ký nghiệp vụ cần lưu ý như sau:

–       Thủ tục tống đạt trực tiếp: tương tự như tống đạt tại nhà. Nếu không tống đạt trực tiếp được thì lập biên bản tống đạt không thành.

– Không được tống đạt gián tiếp hoặc niêm yết tại nơi làm việc.

v      Tống đạt tại Trại giam:

Tống đạt tại trại giam trong vụ án hình sự cần tuân thủ các bước sau:

–       Chuẩn bị giấy giới thiệu; hợp đồng tống đạt; công văn về việc tống đạt có kèm theo danh sách cụ thể những người được tống đạt; hướng dẫn của Tòa án TP.HN.

–       Đi cùng Thừa phát lại, có mang theo thẻ Thừa phát lại.

v         Người cần tống đạt đã chết: Thư ký nghiệp vụ liên hệ với 1 trong 2 nơi sau để xin xác nhận:

– Công chức tư pháp-hộ tịch cấp xã nơi có địa chỉ người cần tống đạt xác nhận và đóng dấu của UBND.

– Công an khu vực xác nhận và đóng dấu công an cấp xã nơi có địa chỉ tống đạt.

v     Người được tống đạt có dấu hiệu bị tâm thần hoặc mất năng lực hành vi dân sự:

–  Nếu có người thân thích đủ điều kiện nhận thay văn bản và họ đồng ý nhận văn bản thì thực hiện thủ tục tống đạt qua người thân. Thư ký nghiệp vụ yêu cầu người thân thích của đương sự xác nhận tình trạng đương sự bị tâm thần hoặc mất năng lực hành vi dân sự ngay sau chữ ký nhận văn bản.
– Nếu không có người thân thích (người thân thích không đủ điều kiện) nhận thay văn bản hoặc người thân thích từ chối nhận thay văn bản thì thư ký nghiệp vụ để lại 1 bản chính văn bản tại nhà đương sự đồng thời lập biên bản tống đạt không thành và trả lại cơ quan ban hành văn bản. Biên bản có thể ghi như sau: “Thư ký nghiệp vụ đã đến địa chỉ trên để tống đạt văn bản. Tuy nhiên, tại thời điểm tống đạt, ông (bà) ….có dấu hiệu mất năng lực hành vi dân sự và từ chối nhận văn bản. Vì vậy việc tống đạt không thành”. Biên bản này phải có người chứng kiến và xác nhận của UBND hoặc Công an cấp xã nơi có địa chỉ cần tống đạt.